¿QUÉ ES UN PLAN?
El plan es
un documento en el que los responsables de
una organización (empresarial, institucional, no gubernamental,
deportiva…) reflejan cual será la estrategia a seguir por
su compañía en el medio plazo.
Por esta razón, un plan estratégico se establece
generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 5 años, aunque lo normal es
que se hagan a 3 años, la fecha de vigencia del mismo puede variar en función
de cada caso particular.
2- Etapas de un plan
A la hora de redactar un plan estratégico para una
empresa, debéis conocer que se compone de las siguientes fases o etapas,
algunas de ellas pueden aglutinarse, pero hemos preferido separarlas para que
tengáis una mejor visión de las mismas:
1-
Introducción
Este punto lo podéis obviar si el plan lo escribís
para vosotros mismos pero, si lo vais a presentar a terceros, conviene hacer
una pequeña introducción de los principales elementos del plan estratégico.
2-
Misión, visión y valores
Algunas guías incluyen esta sección englobada en el
punto 3, dentro del análisis de la situación actual, pero a nosotros nos parece
interesante separarlo en un punto aparte y conocer los principios que guían la
organización
- Misión y visión: Este
fragmento se tiene que definir en pocas líneas, ha de estar consensuado
por todos los implicados y ha de contestar a las siguientes preguntas:
¿Cuál es la razón de ser? ¿Para quién trabajamos? ¿Cuál es la finalidad de
la empresa? ¿Dónde vemos a la empresa dentro de 3 años (o los años que
marque el plan)?
- Valores: También han de ser consensuados de forma
colectiva y pueden responder a muchos baremos. Como referencia de partida
que os pueda dar una idea para elaborar vuestro propio plan estratégico,
tenemos Valores Pragmáticos (Responden a ¿Cómo actuamos?: Profesionalidad,
seriedad, sostenibilidad…) y Valores éticos (Responden a ¿Cómo sentimos?:
honestidad, transparencia…).
3- Análisis de la
situación actual
Si estáis presentando vuestro plan estratégico de
empresa a un tercero (alguien del banco para pedir un crédito, un inversor, un
posible nuevo socio, etc…), también queda bien que pongáis unos cuantos
párrafos hablando brevemente de la historia de la empresa, su estructura
organizativa, la evolución del sector en el que opera y los principales
productos o servicios que vende así como el perfil de cliente tipo.
En este punto es especialmente relevante la
posibilidad de hacer un análisis PEST.
¿En qué consiste un análisis PEST?
El análisis PEST una herramienta estratégica útil
para comprender los ciclos de un mercado, la posición de una empresa, o la
dirección operativa.
Los factores se clasifican en cuatro bloques:
- Político – legales: Legislación
antimonopolio, Leyes de protección del medioambiente y a la salud,
Políticas impositivas, Regulación del comercio exterior, Regulación sobre
el empleo, Promoción de la actividad empresarial, Estabilidad
gubernamental…
- Económicos: Ciclo económico,
Evolución del PNB, tipos de interés, oferta monetaria, evolución de los
precios, tasa de desempleo, ingreso disponible, disponibilidad y
distribución de los recursos, nivel de desarrollo…
- Socio-culturales: Evolución
demográfica, distribución de la renta, movilidad social, cambios en el
estilo de vida, actitud consumista, nivel educativo, patrones culturales…
- Tecnológicos: Gasto público
en investigación, preocupación gubernamental y de industria por la
tecnología, grado de obsolescencia, madurez de las tecnologías
convencionales, desarrollo de nuevos productos, velocidad de transmisión
de la tecnología.
Se trata de unas variables más de tipo
Macro-económico y puede que no le saquéis mucho jugo ni veáis mucha utilidad,
sin embargo, si vuestra futura empresa versa sobre Internet o comercio
electrónico, esmeraos en el bloque relativo a tecnología.
¿QUÉ ES UN
PROCEDIMIENTO?
Un procedimiento es
una secuencia definida, paso a paso, de actividades
o acciones (con puntos de inicio y fin definidos) que deben seguirse en un
orden establecido para realizar correctamente una tarea. Los procedimientos
repetitivos se denominan rutinas.
“Los procedimientos son planes por medio
de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras.
Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Son guías de
acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben
realizarse ciertas actividades. Es común que los procedimientos crucen las fronteras departamentales.
Por ejemplo, el procedimiento de
tramitación de pedidos de una compañía manufacturera involucrará casi
indudablemente al departamento de ventas (a causa del pedido original), el
departamento de finanzas (para la confirmación de la recepción de fondos y la
aprobación de crédito al cliente), el departamento de contabilidad (para el
registro de la transacción), el departamento de producción (dado que el pedido implica
la producción de bienes o la autorización para extraerlos del almacén) y el
departamento de tráfico (para la determinación de los medios y ruta de
transporte para su entrega). Bastarán un par de ejemplos para ilustrar la
relación entre procedimientos y
políticas.
La política
de una compañía puede conceder vacaciones a los empleados; en los procedimientos establecidos
para la instrumentación de esta política se determinará un programa de
vacaciones para evitar interrupciones en el flujo de trabajo, se fijarán
métodos y tasas para el pago de vacaciones, se especificarán los registros para
asegurar que todos los empleados gocen de vacaciones y se explicitarán los
medios para solicitar vacaciones.”
¿Cómo está compuesto un procedimiento?
Un procedimiento
escrito está compuesto por las siguientes partes:
- Propósito: Pequeña declaración de intenciones del documento.
- Alcance: Hasta que nivel es aplicable el procedimiento.
- Definiciones (o marco teórico): Listado de todos los conceptos
claves mencionados en el documento. Esto es de vital importancia, debido a
que será el marco teórico todo el texto del documento.
- Referencias: En esta sección se hace referencias con otros procedimientos de
la empresa con los cuales tienen puntos en común
- Responsabilidades: Aquí se debe mencionar todos los actores
involucrados y las responsabilidades de cada uno.
- Requerimientos: En esta parte se deben destacar todos los pasos y
recursos requeridos para que la tarea se lleve a cabo.
- Anexos: Diagramas de flujos, formularios y todo lo relevante para
la ejecución del procedimiento.
¿QUÉ SON LAS POLÍTICAS?
Son
un conjunto de directrices que establecen normas, procedimientos y
comportamientos que deben llevar los empleados. En muchos casos, la política
de una empresa debe cumplir con determinados requisitos legales, por
ejemplo los relativos a los derechos del empleado.
La seguridad
informática abarca un campo muy amplio, ya que va desde la
protección del ordenador de sobremesa del que disponemos, pasando por la
información disponible y alcanzando las redes que lo comunican con el mundo
exterior. De ahí que la definición de seguridad sea bastante compleja y dentro de un entorno auditoría informática continua. Sí que
tenemos que tener claro que la seguridad del entorno informático deben basarse
en:
- La confidencialidad o
privacidad, que debe impedir que personas no desea
- Accedan al sistema, ni a la información disponible. Para eso es muy
importante disponer de las herramientas oportunas para el control de
accesos a los sistemas y que la información confidencial sea cifrada
- La integridad de
la información a la que se tiene acceso, impidiendo que la información sea
manipulada por personal ajeno. Debe ser incluido en este punto además, la
posible modificación de la información por causas accidentales en el
desarrollo de los procesos
- La disponibilidad de
la información a cualquier usuario. La misma puede ser accesible e
cualquier instante y el sistema debe ser capaz de recuperarse ante
posibles fallos en el mismo.
Las políticas de seguridad informática han surgido como una herramienta en
las empresas para concienciar a los usuarios sobre la importancia y la
sensibilidad de la información y de los servicios de la empresa.
Una política de seguridad es la forma de
comunicación con los usuarios, estableciendo un canal de actuación en relación
a los recursos y los servicios informáticos de la empresa. Describe lo que se
desea proteger y el porqué, mediante normas, reglamentos y protocolos a seguir, definiendo
funciones y responsabilidades de los componentes de la organización y
controlando el correcto funcionamiento.
Los directivos y los expertos en tecnologías de la
información definen estos requisitos de seguridad, considerándola como parte de
la operativa habitual y no como una acción adicional.
La creación de las políticas conlleva la creación
de reglamentos de seguridad.
Las políticas de seguridad deben considerar:
- El alcance de las mismas, cubriendo todos los aspectos relacionados.
- Objetivos y descripción de los elementos involucrados, protegiendo
todos los niveles: físico, humano, lógico y por supuesto logístico.
- Responsabilidades de los servicios y recursos informáticos
implicados.
- Requerimientos mínimos de seguridad, incluyendo la estrategia a
seguir en caso de fallo.
- Definición de violaciones y sanciones.
- Responsabilidades de los usuarios y sus accesos.
Las políticas de seguridad informática deben utilizar un lenguaje sencillo,
sin tecnicismos y ambigüedades, que puedan ser entendidos por todos. Deben ser
actualizadas periódicamente, por ejemplo en cambios organizacionales como
son el aumento de personal, desarrollo de nuevos negocios,…
Los parámetros para establecer las políticas son:
- Analizar los riesgos a nivel informático, incluyendo hardware,
software, los propios usuarios y la interacción entre todos.
- Reunirse con los departamentos de los distintos recursos.
- Comunicar a todo el personal afectado del desarrollo de las
políticas.
- Identificar los responsables de cada departamento en la toma de
decisiones.
- Revisar periódicamente los procedimientos y operaciones de la
empresa.
- Detallar el alcance de las políticas, basándonos en los recursos
que deben ser protegidos y el valor de los mismos.
Es básico, para que las políticas de seguridad
surtan efecto en una organización, que dichas políticas sean aceptadas y para
ello deben integrarse en el modelo de negocio de la empresa, para que el
personal entienda de su importancia.
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